Administratorul conduce firma în limitele actului constitutiv și ale hotărârilor asociaților: reprezintă societatea față de terți, încheie contracte, ține evidența și răspunde pentru modul în care își exercită mandatul. Funcția oferă putere, dar vine și cu obligații clare, iar necunoașterea lor poate costa personal.

Pe RevistaFirmelor găsiți ghidurile despre administrarea firmei, de la înființare până la primul angajat, iar rolul administratorului este una dintre temele de bază.

Ce face concret administratorul

  • reprezintă societatea în relația cu banca, clienții, furnizorii și autoritățile;
  • semnează contractele și angajamentele în limita împuternicirii primite;
  • răspunde de organizarea contabilității și de depunerea declarațiilor;
  • convoacă adunarea asociaților și execută hotărârile acesteia;
  • păstrează actele societății și informează asociații despre mersul afacerii.

Obligațiile principale

Legea cere administratorului diligență și loialitate. Diligența înseamnă că acționează cu grija unui bun profesionist, nu cu neglijență. Loialitatea înseamnă că pune interesul societății înaintea celui personal și evită conflictele de interese. Dacă face o afacere în care are un interes opus firmei, trebuie să informeze asociații.

Răspunderea administratorului

Administratorul răspunde pentru pagubele provocate societății prin încălcarea legii sau a actului constitutiv. Poate răspunde și față de terți, în anumite situații, de exemplu dacă firma ajunge în insolvență din cauza unor fapte culpabile. Delegarea unor sarcini nu înlătură complet responsabilitatea, mai ales dacă lipsește controlul.

De aceea merită păstrate hotărârile scrise, procesele-verbale și documentele care arată pe ce bază au fost luate deciziile importante.

Limitele puterii

Actul constitutiv poate restrânge atribuțiile administratorului, de exemplu cerând aprobarea asociaților pentru achiziții de valoare mare, pentru împrumuturi sau pentru vânzarea unor active. Depășirea acestor limite poate atrage răspunderea lui, chiar dacă actul a fost încheiat cu bună-credință față de terț.

Modul în care asociații decid între ei este tot atât de important, iar articolul despre Vot și majorități în SRL explică pe înțelesul tuturor cum se calculează majoritățile.

Administrator și asociat nu sunt același lucru

Într-o firmă mică, de regulă aceeași persoană este și asociat, și administrator, ceea ce confundă rolurile. Asociatul decide asupra structurii societății și primește profit, administratorul conduce activitatea curentă. Când sunt mai mulți asociați, delimitarea clară previne conflictele.

Bune practici

Citiți actul constitutiv înainte de a semna primul contract, păstrați evidența deciziilor, separați banii firmei de cei personali și cereți sfatul unui contabil sau jurist când situația iese din tipar. Detaliile concrete depind de forma juridică și de documentele fiecărei societăți.

Registrele și documentele pe care administratorul le ține la zi

Pe lângă contabilitate, administratorul răspunde de păstrarea actului constitutiv, a hotărârilor asociaților, a contractelor semnate și a corespondenței importante. Dacă firma este controlată, aceste documente dovedesc cum s-a lucrat. Un dosar ordonat, în format fizic și digital, economisește timp și argumentează deciziile.

Încetarea mandatului

Mandatul administratorului poate înceta prin expirarea duratei, prin demisie, prin revocare de către asociați sau din alte cauze prevăzute de lege. Chiar și după încetare, anumite obligații rămân, iar schimbarea trebuie înregistrată corespunzător. Despre aceste etape se vorbește frecvent în materialele RevistaFirmelor.

Recomandarea practică: tratați funcția de administrator ca pe un mandat cu răspundere, nu ca pe un titlu. Pentru mai multe ghiduri de acest fel, urmăriți RevistaFirmelor.