Copiile scanate ale actelor se păstrează în siguranță dacă sunt criptate, stocate într-un singur loc controlat și trimise doar celor care chiar au nevoie de ele. Șterge fișierele de pe dispozitive și din e-mail după folosire. GhidulZilei explică mai jos pașii care reduc riscul de furt de identitate.

Pentru acte, pași și programări în relația cu instituțiile, ai nevoie de informații clare, pe care le găsești pe GhidulZilei, într-un format ușor de urmărit.

De ce contează păstrarea sigură

O copie a unui act conține date personale care pot fi folosite abuziv: nume, adresă, numere de identificare. Dacă ajung la persoane nepotrivite, pot fi folosite pentru credite, abonamente sau înșelăciuni. De aceea, tratează scanările la fel de serios ca originalele.

Cum scanezi corect

Folosește o aplicație de încredere sau un scanner de acasă, nu un serviciu necunoscut de pe internet. Verifică ca textul să fie clar, iar marginile să se vadă. Salvează fișierul cu un nume neutru, care nu dezvăluie conținutul, pentru a nu atrage atenția dacă ajunge în mâini greșite.

  • scanează doar paginile necesare, nu documentul întreg;
  • folosește un nume de fișier discret, nu „buletin_Ion_Popescu”;
  • șterge imaginile din galeria telefonului după mutare;
  • nu lăsa fișierele în folderul de descărcări;
  • nu le salva pe computere publice sau partajate.

Unde le păstrezi

Ideal este un folder protejat cu parolă sau un spațiu de stocare criptat, accesibil doar ție. Activează autentificarea în doi pași pentru contul de stocare și alege o parolă lungă, diferită de celelalte. Păstrează o copie de siguranță pe un disc extern, ținut într-un loc sigur.

Evită să ții acte în conversații de mesagerie sau în e-mailul pe care îl accesezi de pe mai multe dispozitive. Dacă le-ai trimis cuiva, șterge mesajul și cere confirmare că și destinatarul a șters fișierul.

Cum le trimiți

Înainte să trimiți o copie, verifică cine o cere și pentru ce. Dacă un angajator, o bancă sau o instituție are nevoie de ea, folosește canalul oficial. Poți adăuga un filigran vizibil, cu textul „copie pentru [scopul]” și data, ca să nu mai poată fi refolosită pentru alte situații.

Dacă pregătești acte pentru o tranzacție, de exemplu ce faci cu utilitățile și ce adeverințe pregătești când vinzi un apartament, ține evidența fiecărui document trimis, cui și când.

Dacă folosești telefonul pentru scanări, verifică setările de sincronizare. Multe aplicații încarcă automat pozele în cloud, iar fișierele ajung acolo fără să te gândești. Dezactivează sincronizarea pentru folderul cu acte sau mută-le într-un seif cu protecție suplimentară.

La imprimarea unei copii, nu lăsa pagina în imprimantă sau pe tava comună. Ia-o imediat și distruge ciornele cu o mașină de tocat hârtie. Un document uitat la copiator poate ajunge ușor în mâna cuiva care nu are de ce să-l vadă.

Ce faci dacă pierzi controlul

Dacă bănuiești că o copie a ajuns la cine nu trebuie, schimbă parolele, anunță instituțiile relevante și urmărește semnele unor activități suspecte pe numele tău. Cu cât reacționezi mai repede, cu atât limitezi mai mult efectele.

Ca recomandare practică, fă un inventar o dată pe an: ce scanări ai, unde sunt și cine are acces. GhidulZilei sugerează să păstrezi doar ceea ce îți trebuie cu adevărat și să ștergi restul.